Vacature: Administratief & Functioneel Ondersteuner

Bij Keij Beheer draait vastgoedbeheer om overzicht, betrouwbaarheid en persoonlijk contact. Wij beheren vastgoed in de regio Leiden en ondersteunen eigenaren en huurders. Voor onze dagelijkse operatie zoeken we een administratieve kracht die ook functioneel kan ondersteunen: iemand die dossiers strak bijhoudt, collega's helpt met systemen en processen, en energie krijgt van het oplossen van vragen. De focus ligt op huur- en vastgoedbeheer, met veel klantcontact en strakke administratie.

Wat ga je doen?

Je werk bestaat uit een mix van administratieve ondersteuning en proces-/systeemondersteuning. Denk aan:

• Klantcontact (telefonie & e-mail)
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor huurders, verhuurders en leveranciers. Je neemt de regie: je inventariseert de vraag, registreert deze correct, zet de juiste vervolgstap uit, bewaakt de voortgang en koppelt helder terug. Ook bij klachten blijf je rustig, professioneel en duidelijk in verwachtingen en afspraken.
• Opbouwen en actueel houden van huurdossiers (contracten, correspondentie, mutaties).
• Ondersteunen bij huurincasso en administratie rondom betalingen, achterstanden en afrekeningen.
• Voorbereiden en verwerken van jaarlijkse huurverhogingen (controle, communicatie, vastlegging).
• Registreren, opvolgen en administratief ondersteunen van verzoeken/klachten en reparatieopdrachten (incl. offerte- en opdrachtadministratie).
• Ondersteunen bij verhuur- en mutatieprocessen (planning, documentatie, overdrachten in overleg).
• Je plant en voert de in-/uitcheck uit, controleert de staat van het object, legt bevindingen (incl. foto’s), meterstanden en sleuteloverdracht vast en verwerkt dit compleet in het dossier voor eventuele opvolging en verrekeningen.
• Meedenken over procesverbeteringen (checklists, standaardmails, dossiersstructuur, actielijsten) en dit ook daadwerkelijk doorvoeren.

Wie ben jij?

We zoeken vooral iemand met het juiste gedrag en de juiste manier van werken. Jij herkent jezelf in het volgende:

• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd; afspraken, bedragen en documenten zijn bij jou aantoonbaar op orde.
• Je bent servicegericht en communiceert prettig en duidelijk (telefonisch en schriftelijk).
• Je neemt eigenaarschap: je ziet wat er moet gebeuren en pakt het proactief op.
• Je kunt prioriteren en blijft rustig als het druk is.
• Je gaat discreet om met privacygevoelige informatie en financiële gegevens.
• Je bent digitaal vaardig en vindt het leuk om collega's te helpen met systemen en slimmer werken.

Wat breng je mee?

• MBO 4 werk- en denkniveau (administratief/secretarieel/financieel/juridisch of vergelijkbaar).
• Ervaring in administratie, boekhouding en klantcontact; ervaring in vastgoedbeheer is een pre.
• Goede basis in Office (Word, Excel, Outlook) en snel in het leren van nieuwe software.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende rol met veel verantwoordelijkheid en ruimte om processen te verbeteren.
• Een betrokken, kleinschalig team met korte lijnen en direct contact met klanten.
• Marktconform salaris en goede arbeidsvoorwaarden (details in overleg).
• Mogelijkheden voor opleiding/training (vastgoedbeheer, klantcontact, software).
• Werkplek in Leiden; hybride werken is op termijn en in overleg mogelijk.

Solliciteren

Stuur je CV en een korte motivatie naar info@keijbeheer.com of neem contact op via 071-5123264.

Tip: beschrijf in je motivatie kort hoe jij overzicht houdt in drukke periodes en geef een voorbeeld van een procesverbetering die je eerder hebt doorgevoerd.